第一章  秘书处办公会议管理
第一条 为了更好地开展基金会的各项工作，加强部门之间工作的相互交流与合作，特制定基金会办公会议制度。
第二条 基金会秘书处办公会议，由秘书长、部门负责人参加 。一般每月召开一次，由秘书长主持，综合部负责通知、记录及编写通报。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点，并具体布置工作任务。
第三条 坚持民主集中制原则，既要充分发扬发主，又要高度体现集中，为基金会决策提供科学依据。
第四条 各部门需要提交办公会议讨论的事项，应事先作好充分准备，提出意见和设想，便于在会议上及时落实、制定方案。各部门负责人应大胆工作，敢于负责。
第五条 严守会议秘密，遵守会议纪律。若违犯纪律或泄密并造成不良影响的，一经查实，视其情节轻重给予严肃处理。
第六条 大力倡导“团结、奉献、务实、见效”的精神。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会的各项工作。
第七条 由综合部负责会议考勤工作。因故无法参加或无法准时参加会议者，应以书面形式向秘书长请假，报综合部备案。否则作无故缺席处理。
 
第二章  文件管理
第八条 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由秘书处统一发放、传递、保管和立卷归档。
第九条 文件由专人负责编号登记，统一格式，文头为：闽乔丹基 X(xx)第XX号（发文字号包括代号、年号、顺序号）。
1.起草文件统一填写福建省乔丹体育基金会发文稿，准确注明文号、标题、印数、发送范围。
2.所有文件由相关部门起草，秘书长签发，必要时报主管理事长审批。
3.文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
4.文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
5.被发文单位必须注明单位全称。
6.多页文件应标明页码。
7.文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。
8.文件纸一般使用A4型。
9.所有文件一律加盖公章后发送
10.文件立卷归档按照基金会档案管理有关制度执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件，信函需存底稿。
 
第三章 档案管理
第十条 档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第十一条 基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
第十二条 档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
第十三条 档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：
（一）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；
（二）十五年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；
（三）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；
（四）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。
第十四条 各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
第十五条 所有档案由秘书处综合部指派专人保管。
第十六条 因工作需要调阅档案时，经相关领导人批准后方可调阅。
第十七条 销毁档案须经秘书长批准后方可销毁，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
第十八条 档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
第十九条 所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
第二十条 所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
第二十一条 各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第四章 固定资产管理
第二十二条 固定资产包括：单价价值在1000元以上，使用年限在一年以上的财产。
第二十三条 现有固定资产以及新增、报废固定资产由秘书处综合部指定专人核算，逐项登记，建立台账。
第二十四条 各部门应认真填写固定资产登记表。工作人员个人要填写领取使用单，妥善使用。调离基金会时，交回所领物品，方可办理调动手续。
第二十五条 固定资产报废时，使用部门应提交报告，由综合部填写报废意见，送财务人员登记。
第二十六条 办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有损坏、丢失等情况应随时向秘书长报告。
第二十七条 因个人原因丢失或损坏资产的，应酌情赔偿。
 
第五章 捐款捐物管理及使用
第二十八条 捐款捐物的管理
（一）凡接受的捐款捐物，均需履行捐赠手续：
1.所有捐赠，不论多少，均须开具正式收据；
2.所有捐物，不论多少，均需认真进行清点登记，并需提供评估证明，填写捐赠清单，开具正式收据。
（二）凡接受的捐款捐物，均需专人进行管理：
1.所有捐赠名单（包括捐赠数额）均由财务工作人员进行统计和管理；
2.捐赠的物品，均入库存放，出库需有秘书长签字。
3.凡接受的捐款，均需存入银行。
4.接受捐赠的情况，每年向理事会报告一次。
第二十九条 捐款捐物的使用
（一）使用范围：提供资助、设置奖励、工作经费
（二）审批权限 
1.资助与奖励项目的审批权限为；1万元以下由秘书长或基金会办公会议决定；1至10万元由基金会副理事长审批；10万元以上由基金会理事长或理事长办公会审批。
2.工作经费开支由秘书长按理事会议通过的预算审批。
（三）审批程序 
先由基金会有关部门或办公室提出资金使用方案及预算计划报告，按使用范围及审批权限进行审批。
（四）报告制度 
资金使用情况每年向理事会报告一次。每月的收支情况，次月初向秘书长报告。
 
第六章 员工日常行为规范
第三十条 工作人员必须遵守国家法律、法规、条例，并严格遵守基金会各项规章制度；
第三十一条 上班时间工作人员必须保持仪容、仪表整洁大方，严禁衣冠不整、奇装异服；
第三十二条 相互商讨工作、接电话时应尽量低声以免影响他人工作；
第三十三条 上班时间不得擅离职守、办理私人事务或长时间打私人电话；
第三十四条 应保持公共卫生，增强环保意识，保持个人办公区域内的整洁；
第三十五条 上、下班考勤由办公室专人负责；
第三十六条 因公外出应由上级领导批准。
 
第七章 奖惩管理
第三十七条 基金会要求工作人员遵守国家法律、法规、章程及各项规章制度，奖惩实行以精神鼓励和思想教育为主、经济奖惩为辅。
第三十八条 奖励管理
（一）基金会设立的奖励方法有：大会表扬；奖金奖励；晋升提级。
（二）对下列表现之一的员工，应当给予奖励：
1.遵纪守法，贯彻执行基金会的愿景、使命、价值观； 
2.一贯忠于职守、积极负责，廉洁奉公，全年无出现事故；
3.完成项目计划指标；
4.积极向基金会提出合理化建议，为基金会采纳；
5.全年无缺勤，积极做好本职工作；
6.领导有方，带领员工良好完成各项任务；
（三）奖励程序
由员工推荐、本人自荐或项目提名，秘书处或综合办公室审核，秘书长审批，有需要的报理事长或理事会审批。
第三十九条 惩罚管理
（一）员工有下列行为之一，经批评教育不改的，视情节轻重，分别给予扣除一定时期的奖金、扣除部分工资、警告、记过、降级、辞退、开除等处分：
1.违反国家法规、法律、政策和基金会规章制度，造成经济损失或不良社会影响的；
2.违反劳动法规，经常迟到、早退、旷工、消极怠工，没完成工作任务的；
3.不服从工作安排和调动、指挥，或无理取闹，影响工作秩序的；
4.拒不执行理事会决议及理事长、秘书长或项目主管领导决定的，干扰工作的；
5.工作不负责，损坏设备、工具，浪费资源，造成经济损失的；
6.玩忽职守，违章操作或违章指挥，造成事故或经济损失的；
7.滥用职权，违反财务纪律，挥霍浪费资财，损公肥私，造成经济损失的；
8.贪污、盗窃、行贿受贿、敲诈勒索、赌博、流氓、斗殴，尚未达到刑事处分的；
9.挑动是非，破坏团结，损害他人名誉或领导威信，影响恶劣的；
10.泄露公司秘密、索取回扣、介绍费的；
11.散布谣言，损害基金会声誉的；
12.利用职权对员工打击报复或包庇员工违法乱纪行为的；
13.有其他违章违纪行为应予以处罚的。
（二）员工有上述行为，情节严重，触犯刑律的，提交司法部门依法处理；员工有上述行为造成基金会经济损失的，责任人除按上条规定承担应负的责任外，按以下规定赔偿：
1.造成经济损失5万元以下（含5万元），责任人赔偿10%-50%；
2.造成经济损失5万元以上的，由秘书处、理事长决定责任人应赔偿的金额。 
（三）给予员工行政处分和经济处罚，应当慎重决定。必须弄清事实，取得证据，经过一定会议讨论，征求有关部门意见，并允许受处分人进行申辩。
（四）对员工进行处分，应书面通知本人，并记入档案。
（五）处分决定不服的，允许提请复议；对复议决定不服的，允许向上级主管机关申诉。
（六）受处分的员工，能改正错误，积极工作，在1年内弥补经济损失的，经所在项目提议或本人要求，审核后呈报理事长批准，可酌情减轻或免除处分。
 
第八章  附则
第四十条 本制度由乔丹体育基金会负责解释和修订。
第四十一条 本制度自理事会会议审议通过后正式生效。
 
福建省乔丹体育基金会
2017年11月30日